قانون کاربردی « ایلان ماسک» برای جلسات‌ کاری

نویسنده : فرزانه شهریاردوست | کارشناس ‌ارشد روان ‌شناسی

« ایلان ماسک»، رئیس شرکت تسلا در ویدئویی که از او در شبکه‌های اجتماعی پر بازدید شده است، می‌گوید: «ما یک قانونی در تسلا داریم که اگر کسی در جلسه کاری باشه و احساس کنه که این جلسه نمی‌تونه بهش کمک کنه و خودش هم کمکی از دستش برنمیاد، باید جلسه رو ترک کنه. قانون همینه و اگر بمونه بی‌ادبیه». احتمالا شما هم اگر شاغل باشید، شرکت در چنین جلساتی را که بخش جدانشدنی از برنامه روزانه ما هستند و نتیجه بیشتر این جلسات، تنها اتلاف وقت است، تجربه کرده‌اید. به همین دلیل بسیاری از ما از رفتن به جلسات کاری بیزار و گریزان هستیم اما آیا قانون شرکت تسلا مفید است؟ چرا جلسات کاری بازدهی ندارند و چطور می‌توان بازدهی آن‌ها را بالا برد؟

چرا جلسات کاری معمولا خروجی چندانی ندارند؟

1- نبود دستور کار جلسه یا خارج شدن مسیر جلسه از دستور کار آن، یکی از دلایلی است که معمولا جلسات با بازده خاصی خاتمه نمی‌یابد.

2- نظرات ارائه شده در خلال جلسه گاهی به دلایل متعددی هدر می‌روند و در جای خاصی ذخیره نمی شوند. در جلسات معمولا در بهترین حالت، شخصی به عنوان منشی جلسه، برای نوشتن صورت جلسه و نکات و نظرات انتخاب می‌شود. گاهی این کار انجام نمی‌شود و گاه پیگیری مصوبات و نظرات ارائه شده در جلسه بعدی به درستی انجام نمی‌شود.

3- سوالات درهم یا نامرتبط با دستور کار جلسه و در پی آن، پاسخ به آن پرسش‌ها یکی از مواردی است که مسیر جلسه را از دستور کار خارج می کند و وقت را هدر می‌دهد.

4- ارائه‌ های بی‌کیفیت یا ریتم بسیار آهسته یا بسیار تند و گیج ‌کننده جلسات، یکی از عوامل اتلاف وقت در این جلسات است. ضعف بسیاری از افراد در ارائه درست مطالب، از این شاخه به آن شاخه پریدن، پراکنده گویی، پرداختن به حواشی موضوع، به ویژه برای کسانی که قبلا با موضوع جلسه آشنایی داشته‌اند، مدت زمان ارائه را بسیار کند و کسل‌کننده می‌کند.

راه‌های پر بازده‌تر شدن جلسات کاری

اگر می‌شود جلسه‌ای را برگزار نکرد، لغو کنید!

یک نکته ساده که باید همواره یادمان باشد این است که جلسه به ذات خود چیز ارزشمندی نیست. مهم‌ترین ایراد جلسه این است که به سادگی وقت را می‌سوزاند. وقتی ۵ نفر در یک جلسه 2 ساعته شرکت می‌کنند، 10 نفرساعت وقت هدر رفته است و اگر متناسب با این 10 نفرساعت، خروجی ایجاد نشود، به این معناست که جلسه غیرضروری بوده یا بد مدیریت شده است. تماس تلفنی با اعضای جلسه و هماهنگ کردن کارها با آن‌ها(وقتی اعضای جلسه کم هستند)، ارسال ایمیل برای همکاران(وقتی جلسه قرار است برای ابلاغ یک موضوع یا سیاست گذاری برگزار شود) و پاسخ همکاران به آن ایمیل، نصب یک وایت بورد روی دیوار شرکت و اعلام این‌که هر کس رد می‌شود، نظراتش را آن‌جا بنویسد(به جای برگزاری یک جلسه نظرخواهی یا به عنوان مقدمه‌ ای برای چنین جلسه ای)، از جمله کارهایی است که می‌تواند جایگزین برگزاری جلسه شود.

به دستور کار جلسه پایبند باشید

بسیاری از ما تدوین دستور کار جلسه را یک امر تشریفاتی می‌دانیم اما این کار اگر اصولی انجام شود و به دستور کار هنگام جلسه، پایبند باشیم، بازده بیشتری خواهیم داشت. در دستور کار جلسه، بهتر است نام افراد شرکت کننده، زمان آغاز و پایان جلسه و زمان بندی طرح موضوعات، مکان برگزاری جلسه و اگر برخی از اعضا قرار است گزارشی ارائه دهند (مثلا گزارشی از اجرای مصوبات قبلی) و خروجی مورد انتظار جلسه (مثلاً قرار است در پایان جلسه نسخه‌ اولیه‌ دستورالعمل حضور و غیاب کارکنان تنظیم شود) ذکر شود.

آیا حضور همه در این جلسه لازم است؟

به ‌رغم این که ما فکر می‌کنیم زمانی جلسه به اهداف خود خواهد رسید که با حضور حداکثری اعضای جلسه باشد، اما قبل از برگزاری جلسه به این فکر کنید که اگر حضور شخصی در جلسه، به خود فرد یا به آن جلسه کمک نکند، حضورش ضرورتی خواهد داشت؟

همیشه صورت جلسه بنویسید

همان‌ قدر که نوشتن دستور جلسه پیش از جلسه می‌تواند مفید باشد و از بی‌نظمی و پریشانی جلسه جلوگیری کند، نوشتن صورت جلسه پس از جلسه هم می‌تواند تضمینی برای پیگیری بهتر توافق‌ها و تصمیم‌ها باشد. باید چنان صورت جلسه را جدی بگیرید که بتوان آن را در حد سند حل اختلاف به کار برد. این در حالی است که در برخی سازمان‌ها معمولاً نوشتن صورت جلسه گرفتار یک فرایند بوروکراتیک و زمان ‌بر می‌شود. در حدی که پس از پایان جلسه، چیزی به عنوان صورت جلسه آماده نیست. بلکه مدیر آن را بعدها به سلیقه‌ خود تنظیم می‌کند و برای همه‌ حاضران می‌فرستد تا امضا کنند.

برای برگزاری جلسات آیین نامه داشته باشید

تا اسمی از آیین ‌نامه به میان می‌آید، احساس می‌کنیم که با یک سازمان عریض و طویل دولتی و با یک فرایند بوروکراتیک روبه رو هستیم که در آن، برای انجام دادن و ندادن هر کاری، آیین ‌نامه و بخشنامه ‌ای تنظیم می‌شود. اما یک آیین نامه داخلی موثر که حاوی نکات مطرح شده فوق باشد، در روند برگزاری جلسات مفید خواهد بود.